С какой целью производится аудит кадрового делопроизводства компании и с какой периодичностью его нужно проводить?
Прежде всего кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетами с персоналом.
Аудит кадрового делопроизводство проводится перед плановыми или внеплановыми проверками ГИТ (государственная инспекция труда). С графиком проведения проверок каждая компания должна заблаговременно ознакомиться на сайте Роструд, который утверждаются ежегодно до декабря на следующий год.
С графиком проверок по Москве можно ознакомиться по ссылке https://git77.rostrud.gov.ru/plan/
Почему работодатель должен обеспокоиться заблаговременной подготовкой к проведению проверки и провести аудит кадрового делопроизводства?
Ответ лежит в плоскости административного и уголовного права, так как за несоблюдение трудового законодательства работодатель в лице генерального директора несет как административную так и уговловную ответственность,
Например статья 145 УК РФ четко формулирует ответственность работодателя:
«Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, по этим мотивам – наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов.»
Довольно тяжелое наказание применяется так же за нарушение требований охраны труда по статье 143 УК РФ в случае, если эти нарушение повлекли по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека: наказывается штрафом в размере до четырехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо лишением свободы на тот же срок с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года или без такового.
При менее тяжелых нарушения законодательства применяется административная ответственность зафиксированная в статье 5.27 КоАП РФ при первичном факте нарушения на юридическое лицо накладывается штраф в размере от 30000 до 50000 рублей за каждый выявленный случай, а при повторных фактах влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10000 до 20000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; на юридических лиц ‒ от 50000 до 70000 рублей.
За какие нарушения работодатель будет наказан по результатам проведения проверки, если заблаговременно не проведет работу по устранению нарушений? Краткий перечень провожу ниже в таблице:
| Нарушение требований трудового законодательства | Статья ТК РФ |
| ПРИЕМ НА РАБОТУ (ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА) | |
| Уклонение от оформления трудового договора | ст.ст.16, 19.1, 67 |
| Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем | ст.15 |
| Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем | ст.67.1 |
| Ненадлежащее оформление трудового договора (за исключением условий оплаты труда) | ст.67 |
| Нарушение установленной процедуры оформления трудового договора | ст.57 |
| Нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек | ст.ст.65,66, 309 |
| ИЗМЕНЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА/ ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЕ) | |
| Нарушения процедуры увольнения работника по инициативе работодателя в случаях: ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем; сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя | ст. 81 |
| Нарушение установленной процедуры расторжения трудового договора | ст.ст.71, 77, 79, 80, 81, 82, 127, 180, 269, 29, 296, 327.6, 384,12 373, 83, 84, |
| РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ | |
| Нарушение процедуры привлечения к работе в выходные дни, в нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе, к работе в ночное время, допущенное в отношение водителей автомобиля | ст.ст.96, 99 |
| Нарушение процедуры привлечения к работе в выходные дни, в нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе, к работе в ночное время, допущенное в отношение членов экипажей воздушных судов гражданской авиации Российской Федерации | ст.ст.96, 99 |
| Непредоставление работодателем междусменного отдыха водителю автомобиля | ст. 103 |
| Нарушение процедуры привлечения к работе в выходные дни, в нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе, к работе в ночное время, допущенное в отношение лиц в возрасте до восемнадцати лет | ст.ст.96, 99, 268 |
| Установление работодателем продолжительности рабочего времени в неделю или (при суммированном учете рабочего времени) за учетный период, превышающей предусмотренную законодательством | ст.ст. 91, 92, 104, 173, 174, 176, 320, 333, 350, |
| Непредоставление работодателем междусменного отдыха работнику, за исключением водителей автомобилей | ст. 103 |
| Нарушение процедуры привлечения к работе в выходные дни, в нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе, к работе в ночное время, допущенное в отношение женщин, лиц с семейными обязанностями | ст.ст.96, 99, 259 |
| Нарушение процедуры привлечения к работе в выходные дни, в нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе, к работе в ночное время для категорий работников, за исключением женщин, лиц с семейными обязанностями, лиц в возрасте до восемнадцати лет, инвалидов, водителей автомобиля, членов экипажей воздушных судов гражданской авиации Российской Федерации | ст.ст.96,99 |
| Нарушение процедуры привлечения к работе в выходные дни, в нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе, к работе в ночное время, допущенное в отношение инвалидов | ст.ст.96,99 |
| Установление работодателем продолжительности ежедневной работы (смены), превышающей определенную законодательством, за исключением случаев, когда введен суммированный учет рабочего времени | ст.ст. 94, 95, 96, 104 |
| Несоблюдение работодателем требования об учете фактически отработанного работником времени | ст.ст. 91, 99, 109, 300, |
| Нарушение работодателем установленного законодательством порядка учета рабочего времени | ст.ст. 91, 99, 109, 300, |
| ВРЕМЯ ОТДЫХА | |
| Непредоставление дополнительного отпуска | ст.116 |
| Непредоставление работодателем выходных дней водителю автомобиля | ст.110 |
| Непредоставление работодателем выходных дней работнику, за исключением водителей автомобилей | ст.110 |
| Непредоставление в установленных случаях работникам перерывов для обогревания и отдыха | ст.109 |
| Нарушение порядка предоставления отпуска | ст.114 |
| Непредоставление работодателем перерывов для отдыха и питания | ст.108 |
| Неутверждение (нарушение сроков и/или порядка утверждения) работодателем графика предоставления ежегодных отпусков | ст. 120 |
| ОПЛАТА ТРУДА | |
| Невыплата работодателем работнику установленной трудовым договором заработной платы | ч.6 ст.136 |
| Выплата заработной платы ниже минимального размера оплаты труда | ч.3 ст.133 |
| Неоплата в установленном размере работы в выходные и нерабочие праздничные дни | ст.153 |
| Выплата не в полном размере работодателем работнику установленной трудовым договором заработной платы | ч.6 ст.136 |
| Неоплата в установленном размере сверхурочной работы | ст.152 |
| Нарушение срока выплаты расчета при увольнении | ст.140 |
| Нарушение срока оплаты отпуска | ч.9 ст.136 |
| Неоплата в установленном размере работы в ночное время | ст.154 |
| Сроки выплаты заработной платы не установлены | ст.136 |
| Нарушение работодателем сроков выплаты заработной платы | ч.6 ст.136 |
| Невыдача расчетного листка работнику | ст.136 |
| ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ | |
| Невыплата выходного пособия по ст. 178 ТК РФ | ст.178 |
| Не сохранение за работником среднего заработка на время прохождения обязательных медицинских осмотров | ст. 185 |
| ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН ТРУДОВОГО ДОГОВОРА | |
| Нарушение процедуры наложения дисциплинарного взыскания | ст.193 |
Стоимость услуги кадрового делопроизводства на рынке услуг не высокая и по срокам услугу аудита кадрового делопроизводства оказывают в течение 7-10 дней, соответственно чтобы исключить риски для компании в виде наложенных штрафных санкций и далее пристального ежегодного внимания со стороны проверяющих органов безусловно рационально ежегодно обращаться к специалистам для проведения аудита кадрового делопроизводства.
