Как правильно организовать кадровое делопроизводство в дистанционном формате? – очень актуальный вопрос для 2021 года, когда часть компаний не готова вернуться для постоянной работы в офисы из-за желания снизить риски для здоровья работников, а другая часть компаний оптимизировала затраты и целенаправленно хочет продолжить работу работников в дистанционном формате.

Для организации какого-либо процесса, прежде всего нужно понять поэтапную последовательность процесса.

Кадровое делопроизводство состоит из процедур и действий по их организации:

1). процедуры оформления работника на работу и ознакомления работника с локальными нормативными актами компании. В процессе работы в отношении работника могут быть приняты решения о переводе, изменении заработной платы, а так же в компании могут быть какие-либо организационные изменения, о которых работник должен быть уведомлен.

2). процедуры подачи отчетности компании в государственные органы в соответствии с действующим законодательством.

3). процедуры внесения изменений в действующие трудовые отношения работника и работодателя в связи с введением особого положения на примере действий, которые выполнялись при предотвращении распространения коронавируса.

4). процедуры прохождения корпоративного обучения, оценочные процедуры.

5). процедура расторжения трудового договора с работником.

Законодательно с 01 января 2021 года организация дистанционного кадрового делопроизводства детально зафиксирована в Трудовом Кодексе с вступлением в силу изменения трудового законодательства в части совершенствования правового регулирования дистанционной работы – Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» (далее – Закон об удаленной работе), в котором:

1. Четко дано определение, что «дистанционная работа» и «удаленная работа»

– это синонимы и соответственно ранее возникавшая путаница в кадровом делопроизводстве устранена: понятия синхронизированы, статья 312.1 ТК РФ дает четкое опредление.

2. Установлено условие взаимодействие работодателя и работника при выполнении дистанционной работы “при условии использования для выполнения информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети “Интернет”, и сетей связи общего пользования.

3. Определен порядок заключения трудового договора, дополнительных соглашений к трудовому договору: введены нормы о порядке заключения трудовых договоров (допсоглашений) о дистанционной работе без вызова сотрудника в офис. Например, если нет возможности оформить письменные документы с личным присутствием работника, проставлением личной подписи, то в соответстсвии ст. 312.3 ТК РФ используются усиленная квалифицированная электронная подпись.

При взаимодействии впроцессе работы достаточно отправления информации или отчетов в электронном виде, но при этом необходимо подтвердить факт получения информации.

4. В соответствии с ст 312.4 предусмотрен порядок регулирования режима труда и отдыха, а так же время на звонки и переписку по смс тоже оплачивается: время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (в этот термин включается общение по телефону, поэтому работодателю нужно внимательно относится к привлечению работников к общению по телефону во внерабочее время)

5. Заработная плата не снижается в соответствии с нормой статьи 312.6 ТК РФ

6. Оценка рабочих мест дистанционных работников СУТ не нужна с соответствии с статьей 312.7 ТК РФ

7. Введен перечень оснований для расторжения трудового договора с дистанционными работниками в соответствии с статьей 312.8 ТК РФ: трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью 9 статьи 312.3 ТК РФ)

8. допустим по соглашению сторон смешанный формат работы: дистанционный с чередованием работы в офиссе в соответствии с  ст. 312.4 ТК РФ 

9. Работодатель в отдельных случаях может переводить работника на удаленку без его согласия в соответствии с статьей 312.9 ТК РФ

Таким образом созданы условия для реализации ведения кадрового делопроизводства на законодательном уровне, так же подача отчетности в ПФР происходит через провайдеров электронных услуг. Ведение кадрового делопроизводства в дистанционном формате удобно и безусловно возможно при привлечении специалистов, которые знают как грамотно реализовать процесс в регионе присутствия компании.